۹ کاری که نباید سر کار انجام دهید

یک نویسنده به نام تیم فریس به یک سری از عادتهای بد اشاره میکند که قطعا باید آنها را به لیست کارهایی که نباید انجام داد، اضافه کنید.

شاید شما در مورد “لیست کارهایی که نباید انجام داد” شنیده باشید. مدیران عامل و متخصصین کارآمد توصیه می کنند ایجاد چنین لیستی عامل بزرگ موثری در جهت ترقی است که به شما کمک می کند برای تمام چیزهایی که واقعا برای شما مهم هستند زمان باز کنید.

عالی به نظر می رسد. اما چی باید در آن باشد؟ تیم فریس که جزو پرفروش ترین نویسندگان می باشد نظریه هایی در این زمینه دارد.او در فایل صوتی کوتاه اخیر خود از ۹ عادت بد کاری صحبت می کند که خیلی از کارآفرینها و افراد دیگر شدیدا نیاز دارند آنها را از کارهایشان حذف کنند (احتمالش هست که شما هم حداقل تعدادی از آنها را انجام می دهید، خود من شخصا با انجام دو تا پنچ تا از این کارها شدیدا مقصرم)، پس تقریبا واضح است در این لیست چیزهایی هست که انجام ندادن آنها می تواند بازده کاری شما را بالا ببرد.

فریس می گوید خودتان را از پا در نیاورید، هر دفعه فقط یکی یا دوتا از این عادتها را کنترل کنید، عادتهای زیانبخش را قدم به قدم از بین ببرید و در نهایت میزان موثری از انرژی و زمانتان را بازیابی کنید.

جواب تلفن شماره های ناشناس را ندهید

فریس چند نکته منطقی در مورد این کار را به شما می گوید. اول اینکه وقفه در کار تمرکز شما را از بین می برد، به این قیمت که دور شدن از کار نیروی ذهنی و وقت بیشتری از خود صحبت کردن با تلفن از شما می گیرد، و دوم درصورتیکه این مسئله برای شما مهم هست در چنین حالتی در مذاکره در شرایط ضعیفی قرار خواهید گرفت، شما تقلا می کنید افکارتان را سروسامان بدهید در حالیکه تماس گیرنده کاملا آماده است. در عوض برای چک کردن پیامهایتان از Google Voice و یا از خدماتی مثل PhoneTag استفاده کنید تا پیامهای صوتی را به صورت ایمیل برای شما بفرستند.
اول صبح و آخر شب هیچ ایمیلی نفرستید

فریس می گوید:” اول باعث میشه برای اولویتهای کاری و همه برنامه های روزتان دست و پا بزنید و بعد شما را آشفته می کنه”، کی پافشاری می کنه ” ایمیل می تونه تا ساعت ۱۰ صبح منتظر بمونه” یا حداقل تا بعد از چک کردن لیست اصولی کارها.”

با هیچ جلسه یا تماسی که دستور کار یا زمان اتمام مشخصی ندارد موافقت نکنید

فریس این ادعا را دارد :” اگر نتیجه مورد نظر جلسه به طور واضح مشخص شود، لیست موضوعها دستور جلسه داشته باشد و سوالها در نظر گرفته شده باشد هیچ جلسه یا تماس کاری نباید بیش از ۳۰ دقیقه طول بکشد، پس این موارد را از آنها درخواست کنید و بعد به بهترین حالت آماده شوید و با هم از زمان استفاده خوبی ببرید.” 

اجازه ندهید آدمها از این ور و آن ور حرف بزنند

فریس معتقد است که این کار ناخوشانیده اما لازمه. او می گوید:” حرفهای جزئی وقتی زیادی می گیرند پس وقتی افراد شروع می کنند در مورد تعطیلات آخر هفته شان به شما بگویند مودبانه با حرفی مثل این که ، من وسط انجام کاری هستم اما چه خبر؟، حرف آنها را قطع کنید.”

اما آگاه باشید که هر کسی با این کار موافق نیست (و واضح است که در هر شرایطی این کار مناسب نیست) و شاید بخواهید وقتی در سفرهای بین المللی هستید به گپ زدن بپردازید.

مرتب ایمیلها را چک نکنید

ایمیلها را دسته بندی کنید و فقط هر چند وقت یکبار در زمانهای مشخص آنها را چک کنید (فریس با دو بار در روز موافق است). او می گوید صندوق ایمیلهای شما مثل پخش کننده قرص کوکائین می ماند. معتاد نشوید. استفاده مدبرانه از ابزاری مثل پاسخگوی خودکار و بومرنگ می توانند به شما کمک کنند.

با مشتریانی که سود کمی از آنها به دست می آید و آنهایی که نیاز دارند زیاد به آنها رسیدگی شود بیش از حد ارتباط برقرار نکنید.

فریس می گوید:”به دو روش یک تحلیل ۸۰-۲۰ از پایگاه اطلاعاتی مشتریان خود داشته باشید، اینکه ۲۰% از آنها ۸۰% یا بیشتر برای من سودآور هستند و اینکه ۲۰% از آنها ۸۰% یا بیتشر از وقت من را می گیرند؟ بعد سمج ترین و کم سودترین ایمیلها را روی پاسخ خودکار بگذارید و این کار را تغییر سیاست شرکت بیان کنید.”

این سیاستهای جدید باید شبیه چی باشند؟ فریس پیشنهاد می کند در ایمیل به مشتریانی که مشکل دارند چیزهایی مثل راهنمای تعداد تماسهای مجاز و دفعات قابل پیش بینی برای پاسخگویی را بیان کنید. اگر به نظر می رسد چنین کاری مشتریان پرحرف را آزرده خاطر می کند پاسخ آنها لروزما این است که مهم نیست؟ اگر از این قوانین جدید خوششان نمی آید ارائه دهنده خدمات دیگری را به آنها معرفی کنید ” گاهی شما واقعا مجبورید مشتریان خود را اخراج کنید.”

برای انجام همه کارها آنقدر زیاد کار نکنید که خیلی مشغول شوید

فریس معتقد است چاره غرق شدن در کار، بیشتر کار کردن نیست، بلکه نشستن و اولویت بندی کردن کارها است. پس اگر در کار غرق شدید این اشتباه را نکنید و دیوانه وار کار نکنید. در عوض بنشینید و تصمیم بگیرید چه کاری واقعا باید با فوریت انجام شود. اگر این بدین معنی است که برای کمی دیر تماس گرفتن عذرخواهی کنید یا حق الزحمه ای را دیر بپردازید، پس تا زمانیکه قصد مدیریت انجام کارهای مهم را دارید این کار را بکنید.

فریس می گوید:” اگر وقت ندارید به این معنی است که شما اولویت بندی ندارید پس قاطع تر فکر کنید، سخت تر کار نکنید.”

یک قلاده دیجیتالی را ۲۴ ساعته ۷ روز هفته با خودتان حمل نکنید

حداقل یک روز در هفته تلفن هوشمندتان را جایی بگذارید که نتوانید به آسانی آن را بردارید. اگر برای تلفنتان بی قرار هستید به احتمال زیاد شما از آن دسته افرادی هستید که بیش از همه چیز باید این عادت خاص را ترک کنید.

توقع نداشته باشید که کار جای خالی روابط و فعالیتهای غیر کاری را پر کند

فریس می گوید:” کار همه زندگی نیست. این کاملا واضح است اما این حقیقت تلخ وجود دارد، با اینکه تقریبا همه با این اصل موافق هستند راحت اجازه می دهند شرایط به سمتی برود که اعمالشان با ارزشهایی که از آن صحبت می کنند تطابق نداشته باشد. زمانی را که برای گذراندن با آنهایی که دوستشان دارید و برای کارهای خوشایند برنامه ریزی کرده اید حفظ کنید با همان سماجتی که زمان برگزاری یک جلسه کاری مهم را حفظ می کنید.

نوشته جسیکا استیل من

مترجم: ترجمه آنلاین نویسنده، فرنگیس رحیق